Å lede endringsprosesser

Kronikk i Sunnmørsposten i november 2001

Den som ønsker endring får fiender blant alle dem som hadde det godt under de gamle ordningene, og får bare lunken støtte fra dem som får det bedre under den nye. Mennesker er generelt sett mistenksomme, og stoler aldri på nye ting uten at de har erfart dem. (Machiavelli)

Ledelse er vanskelig. Det vet alle som har prøvt. Noen sier at det er vanskeligere i dag enn det har vært noen gang før, og jeg tror at dette synspunktet har noe for seg. Dersom vi skal lete etter svar på spørmålet om hvorfor det er vanskelig, tror jeg vi må lete i denne retningen:

Mange ledere i dag føler at det ikke er så mye de kan få gjort når det gjelder å utøve ledelse. Lovverk, forskrifter og bestemmelser av ulike slag legger veldig tette rammebetingelser rundt virksomheten, og innad i organisasjonen er det også ofte veldig stramme strukturer: Interne interessegrupper, fagforeninger og avtaler i organisasjonen er også faktorer som en må ta hensyn til. I tillegg til dette sliter en kanskje også med holdninger og kulturelle mønstre som gjør at det kan være vanskelig å lede. Dette indikerer et viktig poeng: Dersom vi skal kunne få sagt noe viktig om ledelse, så er det viktig å forstå dette begrepet som en aktivetet som foregår innenfor gitte sosiale og organisatoriske struktuerer. Derfor må ledelse forståes i et organisasjonsteoretisk perspektiv.

Utfordringene for det private næringsliv og for offentlig virksomhet er noe ulike, og ulikheten har kanskje blitt større, eller iallfall mer synlig enn den var før. Privat virksomhet blir i stadig sterkere grad integrert i verdensøkonomien. Selv om Norge fremdeles står utenfor EU, i en rent formell politisk betydning av ordet, er vi etter hvert i ferd med å bli fullt integrert i Eus økonomiske strukturer, så sterkt integrert at det snart bare er et definisjonsspørsmål om vi er medlem eller ikke. På tilsvarende måte ser vi også at vi blir mer og mer integrert i også andre økonomiske systemer og struktuerer som går langt lenger enn til Eus yttergrenser, og dette blir kalt globalisering. Dette er ikke stedet og anledningen til å diskutere for og i mot globalisering. Grunnen til at det her likevel blir nevnt er denne: Norge blir i meget sterk grad påvirket av utviklingstendensene i internasjonal økonomi. Delvis på grunn av den generelle økonomiske tilbakegangen i USA og i andre industrialiserte land, og delvis på grunn av sjokkbølgene etter angrepet på WTC, har en del norske bedrifter fått problemer som stiller store krav til ledelsen.

Også for ledelsen i offentlig virksomhet er det store utfordringer. Disse utfordingene har gjerne sitt utspring i prinsipper som blir sammenfatt under begrepet ”new public management”. Det en med dette uttrykket tenker på er blant annet nye styringsprinsipper av denne typen: Økt vektlegging av bedriftsøkonomisk produktivitet og effektivitet, vektlegging av at borgerne bør sees på som forbrukere som bør ha fritt valg mellom offentlige goder (brukermedvirkning), innføring av rammebudsjettering, desentralisering av ansvar, innføring av systemer for resultatvurderinger og kvalitetsmålinger og – sist, men ikke minst: Innføring av organisasjons- og ledelsesprisnipper fra privat sektor. Samlet sett innebærer dette at ledere i offentlig virksomhet er i ferd med å måtte forholde seg til helt nye virkeligheter.

Ledelse kan være så mangt

Et sentralt aspekt ved ledelse er at det dreier seg om å definere og tydeliggjøre hvilke mål en skal arbeide mot, for så å samordne organisasjonens ressurser for å realisere disse. I dette arbeidet kreves det at en retter oppmerksomheten mot fire hovedaspekter: Produksjon, administrasjon, nyskaping og sosial integrasjon.

Etter min mening er det åpenbart at det er de to første av disse punktene som blir best ivaretatt. Når en hører om ledelsesproblemer er det sjelden disse har med produksjon og administrasjon å gjøre. Dette gjelder både for offentlig og privat virksomhet. Innenfor høgskolesystemet er det et stort og variert tilbud innenfor produksjonstekniske og administrative fag, og dette er da også populære studier med god søkning. Mengden av faglitteratur på disse temaene er omfattende og holder god kvalitet. De to andre aspektene er det ikke skrevet så mye om, men det er etter min mening disse som er mest kritiske og problematiske når det er snakk om å lede virksomheten i situasjoner og perioder som er preget av rask endring og omstilling. Ut fra dette kan det sies at den kanskje største utfordringen for ledere som er opptatt av endring blir å utvikle måter å organisere virksomheten på som først og fremst støtter opp under nyskaping og sosial integrasjon.

Endringsfokusert organisasjon

Men ved å nevne stikkordene ”nyskaping” og ”sosial integrasjon” har en kanskje ikke sagt så mye. En må kunne være noe mer konkret enn som så. Spørsmålet blir om hvordan en organisasjon som prioriterer nyskaping og sosial integrasjon ser ut. Nedenfor har jeg satt opp noen momenter som kan være indikasjoner på dette:

·    Mye åpen og fri kommunikasjon som går på kryss og tvers i organisasjonen, oppover, nedover, til siden og diagonalt. Kommunikasjonen er dessuten spørrende, rådgivende og informerende av natur, og har bare i svak grad besluttende eller kommanderende karakter.

·    Innholdet i arbeidsoppgavene og fordelingen av dem medarbeiderne mellom blir til gjennom den løpende samhandlingen i organisasjonen, og er ikke entydig fastlagt i skriftlige instrukser eller forskrifter. Det blir også lagt stor vekt på å nytte spesialkunnskap og erfaring som kan bidra til løsning av de ”virkelige” problemene som organisasjonen møter.

·     Fordelingen av autoritet og  kontrollmyndighet har sitt grunnlag i ekspertise og oppofrelse for den totale oppgaven, og er ikke basert på sjefens allmakt, organisasjonskart eller ”instrukser”.

·    En legger større vekt på oppslutning om organisasjonens oppgaver, framskritt og vekst enn på lydighet og lojalitet mot overordnede.

·    Høy verdsetting av ekspertise som er relevant for organisasjonens teknologiske og kommersielle miljø.

·    En ledelse som er preget av team-arbeid, med vekt på konsultasjon og betydelig oppmerksomhet rettet mot mellommenneskelige forhold og gruppeprosesser. Beslutninger fattes ofte ved å diskutere seg fram til enighet.

Dersom en klarer å realisere disse prinsippene, tror jeg at en får en organisasjon med en kultur som skaper gode forutsetninger for den enkelte medarbeiders trivsel og personlige utvikling. En slik organisasjon er også spennende og  stimulerende, men også krevende. Krevende, fordi denne organisasjonstypen kan virke noe kaotisk og gjerne har visse mangler når det gjelder tydelighet og ryddighet. Det er heller ikke en idéell organisasjonsform når organisasjonen eksisterer i et kommersielt og faglig miljø som er kjennetegnet av stabilitet og få utfordringer. Da er det nok den tradisjonelle byråkratiske modellen som fungerer best.